Het (h)erkennen van efficiëntieproblemen

Je kent vast het gevoel: het is weer tijd voor een audit en niemand weet zeker welke versie van het werkproces nu eigenlijk in gebruik is. Je zoekt een half uur naar een document dat ‘ergens in die map’ moet staan. Medewerkers improviseren omdat de officiële procedure onduidelijk of verouderd is. En ondertussen stapelen de meldingen, afwijkingen en verbeterpunten zich op.

De vraag is simpel: hoeveel tijd verspillen we aan chaos? En belangrijker nog: wat levert het op als we die verspilling terugdringen? We laten je zien hoe je omslachtige processen herkent, aanpakt en omzet in beter kwaliteitsbeheer. Zónder grote investeringen, maar mét concrete stappen die je morgen al kunt zetten.

Wat is ‘verspilling’ in kwaliteitsbeheer?

Verspilling is alles wat tijd en energie kost zonder waarde toe te voegen aan je kwaliteitsdoelen. Het zit vaak verstopt in dagelijkse werkroutines. Herken je deze vijf vormen?

• Zoeken naar documenten – medewerkers spenderen gemiddeld 20% van hun werktijd aan het vinden van informatie. Verspreid over mappen, e-mail, gedeelde schijven en verschillende systemen.
• Dubbel werk – dezelfde gegevens worden op meerdere plekken bijgehouden. Checklists worden opnieuw gemaakt omdat niemand weet dat ze al bestaan. Processen worden parallel gedocumenteerd in Word, Excel en op papier.
• Handmatige checks en overdrachten – informatie wordt handmatig overgetypt, gecontroleerd en doorgegeven. Elke overdracht is een risico op fouten en vertraging.
• Versieverwarring – niemand weet zeker welke versie van een procedure, formulier of template de actuele is. Oude versies blijven circuleren en leiden tot inconsistente werkwijzen.
• Wachten op approvals – documenten liggen stil omdat het niet duidelijk is wie ze moet goedkeuren, of omdat de reviewcyclus onduidelijk of te lang is.

De impact op kwaliteit

Verspilling lijkt op het eerste gezicht misschien een efficiëntieprobleem, maar het is méér dan dat. De gevolgen op het gebied van kwaliteit zijn dan ook direct én meetbaar, zoals je in de volgende opsomming duidelijk kunt zien.

• Zoeken kost tijd → fouten nemen toe. Wie niet snel de juiste informatie vindt, improviseert. Dat leidt tot afwijkingen, inconsistente uitvoering en non-conformiteiten.
• Versieverwarring → auditstress. Als je tijdens een audit niet kunt aantonen welke procedure geldig is, of als medewerkers werken met verouderde instructies, ontstaan onduidelijkheden. En die kosten tijd, geld en vertrouwen.
• Dubbel werk → onduidelijk ownership. Als niemand weet wie verantwoordelijk is voor welk document, blijft niets actueel. Processen verouderen en verliezen relevantie, risico’s worden niet bijgewerkt en verbeteracties verdwijnen in de chaos.
• Handmatige overdrachten → informatieverlies. Elke handmatige stap is een kans op fouten. Gegevens worden verkeerd overgenomen, details raken zoek en traceerbaarheid verdwijnt.

Kortom: verspilling ondermijnt je kwaliteitssysteem. Het maakt compliance lastiger, verhoogt risico’s en frustreert je team. Je moet actie ondernemen om een zo hoog mogelijke kwaliteit van je product of dienst te garanderen.