Afwijkingen als startpunt voor inzicht
In veel organisaties begint het met het vastleggen van afwijkingen. Dat kan een product zijn dat niet voldoet, een interne afwijking of een melding vanuit een klant.
Op zichzelf is dat nog niet nieuw. Maar het verschil zit in wat je daarna doet. Door afwijkingen centraal vast te leggen, ontstaat overzicht. En dat overzicht maakt het mogelijk om patronen te herkennen: komen bepaalde afwijkingen vaker terug, zien we ze op specifieke momenten in het proces of binnen bepaalde producten of afdelingen?
Door afwijkingen bijvoorbeeld te koppelen aan batchnummers of inspectiemomenten, ontstaat er bovendien direct inzicht in de herkomst en de mogelijke impact van een afwijking. In plaats van losse cases krijg je zo beter inzicht in wat er binnen je organisatie speelt.
Voor de afdeling kwaliteit is dat waardevol, omdat het helpt om van reactief handelen naar meer onderbouwde keuzes te gaan. Afwijkingen worden zo niet alleen geregistreerd, maar vormen de basis voor analyse en verbetering.
Verbeteringen starten en opvolgen
Vanuit die inzichten ontstaan verbeteringen. In QSEH Star kun je vanuit verschillende modules verbeteracties starten wanneer dat nodig is, bijvoorbeeld naar aanleiding van een afwijking, auditbevinding of risicoanalyse.
Belangrijk is dat een verbetertraject verder gaat dan alleen het registreren van een actie. In de praktijk begint het vaak daar, maar blijft het vervolg niet altijd even zichtbaar. Juist daar zit de waarde. Het draait om het hele traject: van het analyseren van de oorzaak en het bepalen van passende maatregelen tot het uitvoeren en opvolgen van de voortgang.
Uiteindelijk draait het om het monitoren van de effectiviteit van verbeteringen, zodat duidelijk wordt of de genomen maatregelen ook daadwerkelijk het gewenste resultaat opleveren.
Dat is essentieel. Want een actie uitvoeren betekent nog niet dat het probleem is opgelost. Door te monitoren of de maatregel effect heeft, maak je de cirkel rond.
Doordat alle informatie binnen één systeem samenkomt, ontstaat overzicht en worden verbeteringen, analyses en vervolgacties met elkaar verbonden. Zo raken verbeteringen niet versnipperd, maar maken ze onderdeel uit van een gestructureerd en samenhangend proces.
