Een incidentenrapport (post incident review (PIR) in het Engels) is een gestructureerd proces waarin de gebeurtenissen en acties tijdens een incident worden geanalyseerd en vastgelegd. Het belangrijkste doel van een incidentenrapport is om te begrijpen wat er is gebeurd, waarom het is gebeurd, en hoe het is afgehandeld. Door middel van deze incidentenanalyse – een integraal onderdeel van incident management – proberen organisaties zowel sterke als zwakke punten in hun incident management te identificeren.

Bij het opstellen van een incidentenrapport zie je vaak een samenwerking tussen verschillende belanghebbenden, waaronder incidentbestrijders, het management, en mogelijk ook externe partijen. Het evaluatieproces is grondig en objectief, en is gericht op het creëren en onderhouden van een verbeteringscultuur waarin gestreefd wordt naar continue optimalisatie.

De belangrijkste onderdelen van een effectieve incidentenanalyse

Een effectieve incidentenanalyse bestaat uit verschillende belangrijke onderdelen: een gedetailleerde tijdlijn van gebeurtenissen, identificatie van de hoofdoorzaak(en) van het incident, een beoordeling van de incidentrespons, en aanbevelingen voor toekomstige verbeteringen. Een uitgebreide tijdlijn helpt bij het analyseren en begrijpen van de opeenvolging van acties en beslissingen, terwijl een oorzakenanalyse diep ingaat op onderliggende problemen.

Daarnaast omvat het beoordelen van de incidentrespons het evalueren van de effectiviteit van de ondernomen acties, de communicatieprotocollen, en het gebruik van hulpmiddelen. Tot slot is het van cruciaal belang om bruikbare aanbevelingen te presenteren als onderdeel van de incidentenanalyse, om eventuele hiaten of zwakke plekken die zijn geïdentificeerd aan te pakken en ervoor te zorgen dat soortgelijke incidenten in de toekomst kunnen worden voorkomen.

De rol van het incidentenrapport bij incident management

Incidentenrapporten spelen een cruciale rol in het bredere kader van incidentmanagement, dat op zijn beurt weer deel uitmaakt van het overkoepelende terrein van risicomanagement. Ze vormen in feite een feedbackmechanisme dat moet bijdragen aan de voortdurende verbetering van strategieën, beleidslijnen, en procedures voor het reageren op incidenten. De systematische analyse van elk afzonderlijk incident stelt organisaties in staat om hun responsplannen te verfijnen en de algehele weerbaarheid van de organisatie te vergroten.