In een tijd waarin alles duurder wordt en geld verdienen lastiger is, is het essentieel bedrijfsprocessen te blijven optimaliseren. Zo min mogelijk tijd, geld, energie en mankracht verspillen om een optimaal resultaat te behalen. Maar hoe doe je dit juist? En wat zijn vormen van procesoptimalisatie?
Wat is procesoptimalisatie?
Het woord zegt het eigenlijk al. Het optimaliseren van de processen binnen een organisatie. Dit valt onder procesmanagement. Binnen een organisatie is sprake van meerdere processen zoals een in- en verkoopproces maar bijvoorbeeld ook een productieproces. Procesoptimalisatie wordt ingezet om organisatiedoelen te kunnen behalen zoals bijvoorbeeld het verminderen van de kosten.
In 3 stappen jouw proces optimaliseren
Wanneer we het hebben over de invulling van procesoptimalisatie verschilt deze per proces. Maar toch doorloop je bij ieder proces dezelfde stappen om tot een succes te komen.
Deze stappen zijn als volgt:
- Zonder te weten hoe het huidige proces verloopt is het onmogelijk dat proces te optimaliseren. Daarom is de eerste stap het in kaart brengen van de processen binnen de organisatie.
- Daarna bepaal je welke processen het belangrijkst zijn en wellicht het meest kunnen bijdragen bij het behalen van jouw doelstelling. Wanneer je dit bepaald hebt kijk je naar hoe het proces in elkaar zit; wie zijn erbij betrokken en hoelang duurt het proces?
- Na deze eerste inventarisatiefase ga je bepalen waar de verbeterpunten liggen binnen het proces. Waar in het proces zitten verspillingen of gaan dingen vaak fout? Zodra dit zorgvuldig in kaart gebracht is kun je naar de laatste fase.
In de laatste fase ga je daadwerkelijk aan de slag met het oplossen van deze knelpunten en verbeteringen.
Procesoptimalisatiemodellen
Toch klinkt dit simpeler dan dat het daadwerkelijk is. Wanneer je binnen je organisatie gaat graven naar bepaalde knelpunten of verbeteringen kom je altijd wel iets tegen. De oplossing ligt in sommige gevallen dan ook nog voor de hand, maar het daadwerkelijk implementeren daarvan vergt de juiste organisatie.
Zo moeten er keuzes gemaakt worden in wat er wel en niet aangepast wordt binnen het proces maar heb je ook te maken met de medewerkers die bereid moeten zijn hun werkzaamheden te veranderen.
Om je handvatten te geven tijdens de procesoptimalisatie zijn er verschillende modellen en theorieën die je kunt toepassen.
PCDA cyclus
De Plan Do Check Act-cyclus staat ook wel bekend als de kwaliteitscirkel van Deming. Deze cirkel wordt gezien als hét model van de procesoptimalisatie. In de eerste fase,Plan, is het aan de leidinggevende en het management een plan op te stellen waarin staat welke resultaten zij willen behalen. Vervolgens vindt de uitvoering plaats in de tweede fase: Do. Hierin ga je daadwerkelijk aan de slag met het uitvoeren van de verbeteringen.
Vervolgens is het weer aan de leidinggevende om de resultaten na de verandering naast de oude resultaten te leggen en te vergelijken in de Check-fase. Tot slot vinden in de laatste fase (Act) de laatste aanpassingen en bijsturing plaats. De vorm van het model (een circkel) laat het zien dat de verbeteringen van de processen continuïteit vereist.
Lean six sigma
Ook het Lean Six Sigma-model is een model dat wereldwijd bekend staat om het verbeteren van processen. Het uitgangspunt is het focussen op wat klanten belangrijk vinden en dit te realiseren in de processen. Met deze benadering worden de kosten verminderd en zal de klanttevredenheid naar verloop van tijd stijgen.
Vastleggen van processen
Zoals eerder al omschreven in de fases van procesverbetering, blijkt dat voorbereiding het halve werk is. Wanneer je bezig bent met procesoptimalisatie is documentatie essentieel. De huidige processen dienen vastgelegd te worden maar ook moet duidelijk zijn hoe de nieuwe processen moeten verlopen.
Het juist documenteren van deze processen vergt dus een programma waarin dit mogelijk is. In een kwaliteitsmanagementsysteem is het mogelijk aanpassingen te doen die voor iedereen zichtbaar zijn, maar wordt het doorvoeren van de processen ook eenvoudiger door taken toe te wijzen aan bepaalde personen. Een kwaliteitsmanagementsysteem is dus een echte must als het gaat om het verbeteren van de processen.
Download de whitepaper
Je begint met procesmanagement. En dus moet je jouw processen gaan beschrijven. Maar waar begin je? Download de whitepaper ‘In 5 stappen jouw processen beschreven’.
