Als manager worstel je regelmatig met investeringsvraagstukken. Je moet van goeden huize komen om jouw plan, dat om de nodige middelen (in tijd en in geld) vraagt, er door te krijgen. De inhoudelijkheid en complexiteit van de materie maakt directies terughoudend om investeringsbesluiten te nemen. Het helpt enorm als je het plan ontdoet van de technische details en je vooral focust op wat het de organisatie oplevert: in een heldere business case. Maar hoe doe je dat?
Voor de businesscase maak je volgens een recept de deliverables gereed. Die verpak je in een visuele summary op één A4-tje en met een bijlage voor de onderbouwing. Dat verhaal breng je persoonlijk aan de man.
Stapsgewijs ziet het er als volgt uit:
A. De situatie
Schrijf een zeer beknopt introductieverhaal en geef vooral een beeldende situatieschets. Waar speelt het zich af? Wat is de uitdaging? Hoeveel pijn doet dat (tijd / energie / fouten)? Wie zijn erbij betrokken en hoe worden zij geraakt door de huidige situatie? Let op dat je nog geen geld, bedragen of aantallen noemt.
B. Het punt van besluit
Formuleer als heldere vraag het punt van besluit waar we JA of NEE tegen gaan zeggen. “Willen wij, gelet op onderstaande overwegingen, deze situatie aanpakken, wanneer dat de volgende problemen oplost en de volgende kansen biedt?”
C. De overwegingen
Noteer in een gestructureerde lijst de steekwoorden en beelden (waar mogelijk woorden en beelden die emotie uitdrukken):
- Als we niet besluiten (dus uitstellen) of besluiten om het NIET te doen en stil blijven staan?
- de nadelen – van niet doen
- de voordelen – van niet doen
- Als we besluiten om het WEL te doen, wat gebeurt er dan?
- de nadelen – van wel doen
- de voordelen – van wel doen
D. De alternatieven
Wees eerlijk, denk na en vraag het ook aan collega’s; laat het zien als er mogelijk nog alternatieven zijn. Je hoeft ze niet per se allemaal uit te werken, maar geef er blijk van dat je niet een ‘one track mind’ hebt, maar een brede kijk op de zaak.
E. De financiële onderbouwing
Geef een bondige maar concrete opsomming van de volgende punten:
- De situatie nu en specificeer de kosten van het slecht presteren
- De financiële consequenties als we niets doen
- De financiële consequenties als we het wel doen, onderverdeeld in
- MIN = de investering cq. afschrijving van de investering + extra kosten
- PLUS = afname kosten verspilling, afname risico x impact, toename cashflow, toename omzetgroei, toename verkoopprijs
- Slaagkans en variatie, en liever een ruwe indicatie van de slaagkans dan geen enkel idee.
F. De volgende stap – besluiten
Verzoek een termijn om te besluiten, waarbinnen het nemen van actie zinvol is. Leg uit waarom een besluit belangrijk is en het uitstellen van een besluit schadelijk is.
Meer weten?
Heb je vragen over het opstellen en presenteren van een excellent business case? Neem gerust contact met ons op. Binnenkort organiseren wij een nieuwe serie workshops die je de fijne kneepjes bijbrengen.
