De volgende fase van prestatiemanagement
Bouw simulaties… en laat je organisatie vliegen!

Organisaties gaan te weinig na hoe hun managementbeslissingen in de praktijk zullen uitwerken. Zij hebben een instrument nodig waarmee ze voorgenomen beslissingen vooraf op hun effecten kunnen testen. In het boek Business Flight Simulator houdt bestsellerauteur Leo Kerklaan een pleidooi om ‘living business models’ te gebruiken om daarmee de toekomst van een organisatie te managen. Het laat zien hoe een volgende fase van prestatiemanagement eruit kan zien. Deze ideeën zijn ook nog eens heel goed bruikbaar bij het managen van kwaliteit.

De wereld van management en strategie is constant op zoek naar innovatieve, praktische tools en methoden die bruikbaar zijn voor de complexe realiteit van vandaag. De ‘Business Flight Simulator’ is een revolutionair concept, geïnspireerd door de precisie en effectiviteit van simulatie in de luchtvaart. Geschreven door de gerenommeerde strategie-professional en organisatieadviseur Leo Kerklaan, biedt dit boek een unieke kijk op prestatiemanagement door de lens van de systeemdynamica. In dit grensverleggende werk verkent Kerklaan de parallellen tussen het systeem van rigoureuze simulatie en validatie in de luchtvaart en bedrijfsstrategie, met de nadruk op het verbeteren van de beslissingskwaliteit in organisaties. Want te vaak baseren managers hun doelstellingen en plannen op wensdenken, zonder grondige onderbouwing van de juistheid van de aannames en de haalbaarheid van de plannen. De Business Flight Simulator (BSF) is ontworpen om die kloof te overbruggen.

Kwaliteit van beslissingen moet omhoog

Of we nu de schuld geven aan de organisatiecultuur, aan het onderbuikgevoel, aan wensdenken, aan de persoonlijke competenties en vaardigheden van leidinggevenden of aan het gebrek aan feiten en analysemogelijk­heden; de kwaliteit van beslissingen laat in veel organisaties op z’n zachtst gezegd heel wat te wensen over. Zeker wanneer je het vergelijkt met een sector als de luchtvaart, waar men de gewoonte heeft om alles maar dan ook alles door te rekenen en te testen voordat (grote) beslissingen worden genomen. Kerklaan betoogt met veel verve dat de kwaliteit van beslissingen omhoog moet en ook kan: door beslissingen datagedreven te maken en door je ‘suf te simuleren’.

Flexibel en agile

Het probleem van traditionele strategie-ontwikkeling is dat het te weinig zegt over de toekomstige prestaties. We hebben geen ‘foresight’. Maar daar blijft het niet bij. Vaak is strategie-ontwikkeling een star proces; in veel organisaties wordt het geleid door controllers. Een prachtig vak, maar controllers hebben de neiging te focussen op budgetten als vertaling van een jaarlijkse planning. Ze focussen op exploitatie. Dan valt het niet mee om snel te reageren op nieuwe kansen of bedreigingen. Want dan gaat het om exploratie. Strategieontwikkeling is bovendien meestal (te) geconcentreerd bij het topmanagement. Hoe kunnen we de brains van anderen benutten? De Business Flight Simulator is daar ideaal voor. Het kan ook worden ingezet voor procesoptimalisatie lager in de organisatie. Bij het modelleren kan de input van werknemers – met hun waardevolle praktijkinzichten en ideeën – worden benut. Dat leidt meteen ook tot grotere betrokkenheid bij de organisatie. Als de Business Flight Simulator permanent op de desktop staat en gevoed wordt met actuele data (dat kan allemaal), dan kunnen we ook flexibeler worden, meer agile. Wellicht is het sterkste punt van de simulator dat in een snel veranderende omgeving de gekozen strategie permanent kan worden geëvalueerd en dat een mogelijk antwoord op een bedreiging vooraf kan worden getest.

Betere modellen

Als managers niet weten ‘what causes what?’ gaan ze sturen op ‘onderbuikgevoel’ of ‘wensdenken’. Maar… denkt u wellicht: We hebben toch allerlei tools en businessmodellen zoals de SWOT-analyse, het business model canvas, de strategy map, enzovoorts? Klopt, maar die geven slechts heel beperkt de relatie tussen de systeemcomponenten aan. Die modellen geven geen antwoord op de vraag hoeveel medewerkers je moet hebben bij een bepaalde omzet, hoeveel leveranciers er nodig zijn, wat het effect is van 10% prijsverhoging en wat een schaalvergroting van 5% allemaal impliceert. Dit soort harde gegevens zijn nodig om beter te kunnen beslissen. 

In zijn boek zoekt Kerklaan daarom naar ‘living business models’. ‘Living’, want dergelijke modellen kunnen de ontwikkeling van de resultaten en de belangrijkste parameters in de tijd weergeven. De techniek is overigens niet nieuw. Hij is bedacht door prof. Jay Forrester (op basis van het stocks and flows-principe; dat voor de liefhebbers) en wordt vaak gebruikt. Bekend voorbeeld is het rapport van de Club van Rome. Het goede nieuws is dat dit soort modellen ook zelf gebouwd kunnen worden en ook dat er software voor is. Als je goed bent in spreadsheets kun je dit ook leren. Maar het resultaat is beter dan een spreadsheet: het is een model, een plaatje dat laat zien wat het business systeem voor effect heeft. Het is een werkend, kwantitatief bedrijfsmodel, ook wel een dynamisch model.

Hoewel deze modellen dus een geschiedenis hebben, zijn ze nu relevanter dan ooit.

Waarom? De wereld verandert in rap tempo. Dus is er de noodzaak om veel sneller te schakelen. Er zijn real time KPI’s nodig die gaan over het effect van beslissingen en prognoses over hoe die beslissingen gaan uitpakken. Maar… organisaties leren langzaam. Systeemdenken komt zelden uit de verf. En ook de mentale modellen zijn niet altijd goed ontwikkeld. Verder speelt mee dat voor veel managers hun organisatie een ‘black box’ is. Daarom kunnen ze geen verbanden analyseren. Dynamische modellen daarentegen kunnen voorzien in real time KPI’s, sturen het mentale model van een manager bij tijdens de ontwikkeling (maar ook in de simulator). Te meer omdat het model de black box opent en precies laat zien ‘what causes what?’.

Test voor je beslist

De Business Flight Simulator geeft managers de tools in handen om (strategische) beslissingen te testen op hun effecten en impact, voordat deze in de praktijk worden gebracht. Met meer dan 250 pagina’s, verdeeld over drie delen – ‘Terreinverkenning’, ‘System Dynamics’ en ‘Simulatoren’ – is dit boek een uitgebreide en praktische gids voor iedereen die betrokken is bij het verbeteren van organisatorische prestaties. Van het ontwikkelen van strategische doelstellingen en businessmodellen tot het onderzoeken van ‘what-if’ scenario’s: de BFS is een must-have voor managers, ondernemers en consultants die hun beslissingskwaliteit willen (lees: moeten) verhogen.

Hoe kan een BFS helpen? 

Organisaties hebben belang bij dynamische, flexibele benaderingen waarin strategieën voortdurend worden geëvalueerd, aangepast en afgestemd op de snel veranderende organisatieomgeving. Een living business model, het hart van de simulator, is het geheime wapen. Door te werken met de simulator gebruik je een bedrijfsmodel waarmee je permanent de prestaties van je organisatie onderzoekt en dus ziet hoe die reageert op de veranderingen in klantbehoefte, in de markt en door technologie.

Tien manieren om van de BFS profijt te hebben op een rij:

1. Managers leren sneller. De BFS biedt een realistische simulatieomgeving, waardoor managers relevante ervaring kunnen opdoen voordat ze beslissingen in de echte wereld maken. 

2. Een betere strategie. De BFS helpt managers hun strategie-skills effectief te ontwikkelen. Met de BFS zien ze sneller waar de schoen wringt en gaan ze testen welke vermoedelijke oplossing ook echt werkt.

3. Een up-to-date business model. Het besef dat het roer om moet daalt sneller in als managers de langetermijneffecten van hun strategie ervaren. Het management wordt uitgedaagd om te experimenteren met kleinere (en grotere) innovaties van hun businessmodel. 

4. Betere besluiten. Leidinggevenden krijgen dezelfde knoppen om aan te draaien als die waarover ze in hun dagelijkse werk beschikken. De realiteit staat (data driven) voorop en niet het wensdenken of het reageren op een onderbuikgevoel.

5. Meer efficiëntie. Met een living businessmodel kunnen bedrijfsprocessen geoptimaliseerd worden. Zo kan bijvoorbeeld de toepassing van AI of procesrobotisering worden onderzocht op doorlooptijd en kosten.

6. Stimuleert wendbaarheid. In de BFS kun je verschillende scenario’s opstellen en daarin de consequenties van voorgenomen beslissingen tonen. Beslissingen kun je daardoor naar voren halen, wat dan weer concurrentievoordeel oplevert.

7. Teambuilding. Niet alleen managers maar ook hun teams kunnen betrokken worden, zowel in het bouwproces als bij de simulatie. Dat versnelt het handelen wanneer de gesimuleerde situaties zich ook in het echt voordoen. 

8. Ook voor organisatie-issues. De Business Flight Simulator kan niet alleen worden gebruikt voor strategie. Maar ook voor (bijvoorbeeld) issues als talent-management, logistiek, productontwerp, predictive maintenance, down time reductie, et cetera. 

9. De beste KPI’s. Het hart van de simulator is een model dat precies laat zien hoe de organisatie werkt en zou moeten werken. Dit levert de gebruikers direct een bruikbare set van KPI’s op die meteen laten zien hoe beslissingen op termijn uitpakken. 

10. Breed toepasbaar. Overal waar vraag-en-aanbodsituaties zich voordoen is de BSF in principe toepasbaar; dus zowel in de private als publieke sector. Juist bij overheden kan simulatie cruciaal zijn om de politiek ervan te doordringen dat een voorgenomen besluit toch niet zo’n goed idee is.

Workshop Business Flight Simulator

Over de workshop

Ben je een kwaliteitsprofessional, organisatieadviseur of manager en wil je de prestatie van je organisatie verbeteren? Dan zou Leo het leuk vinden om je tijdens de workshop te ontmoeten en samen aan de slag te gaan.

We beginnen bovenaan: bij de strategie. Wat gaat de organisatie doen, voor wie en hoe? Ofwel: wat is haar positionering? Dat moet worden gevolgd door de inrichting van de organisatie, een actieplan, enzovoort. Op zichzelf niets nieuws; ze vertellen je dat op elke MBA. Maar toch…of het duurzaam werkt, zoals de strategie is bedoeld, is iets anders. Natuurlijk moet het praktijkresultaat gecontroleerd worden aan de hand van de verwachtingen. De manier waarop je dat doet kan beter.

Heel concreet: zorg ervoor dat je eerst een business systeem (model) opstelt én dat vervolgens test in een simulator. Als het model in de test stand blijkt te houden, kan je daarna de business continu monitoren tegen dit model. Je ziet dan niet alleen de scores uit het verleden: je kunt ook ontdekken waar je naar toe gaat voordat je weer een stap zet. Bepalend voor het succes is uiteraard de kwaliteit van het model; het model moet dus gevalideerd worden. Dit alles komt aan de orde in de workshop.

In deze workshop leer je:

  • Hoe besluitvorming in een organisatie kan worden verbeterd.
  • Welke data er nodig zijn om kwaliteit en andere resultaten aan te sturen.
  • Hoe je hierbij gebruik maakt van dynamische modellen.
  • Hoe een dynamisch model tot een simulator kan worden uitgebouwd.
  • Welke software daarbij behulpzaam kan zijn.

In de workshop ga je dat allemaal ervaren. Je stapt in een simulator en gaat de resultaten optimaliseren. Je gaat zelf oefenen: neem dus een laptop mee!

Door:

Leo
Kerklaan
Strategie-professional en organisatieadviseur

Gerelateerde events

Business Flight Simulator
Donderdag 23 mei 2024, van 10.00 - 15.00 uur