Er is brand! De locatie dient ontruimd te worden en de inzet van BHV-ers is vereist. Als direct gevolg daarvan is de locatie voor langere tijd niet toegankelijk en komen het Crisis Management Team en het Business Continuity Management Team in actie. Wie pakt welke rol? En hoe zorg je voor een onberispelijke samenwerking, zonder steken te laten vallen of zaken dubbel en tevens waarschijnlijk verschillend te doen?
De BHV-ers zorgen er voor dat iedereen veilig het pand verlaten, zoals al zo vaak geoefend is. De focus is op gezondheid, veiligheid en welzijn van mensen. Het Crisis Management Team (CMT) regelt voor de coördinatie, de algemene focus en alle communicatie aangaande de crisis. Zij dient vooral als beslissingscentrum. De eerste focus ligt op personeel, externe belanghebbenden, klanten en de media. Voorts vanzelfsprekend eventuele juridische, verzekeringstechnische en financiële zaken. Het beperken van eventuele reputatie- en merkschade staat hoog op de agenda en hierdoor gaat het helaas nog wel eens mis. Beslissingen worden helaas regelmatig om de verkeerde redenen genomen (niet transparant zijn, de doofpot, onder het tapijt vegen).
Bedrijfscontinuïteit betreft het vermogen van een organisatie om na een verstorend incident producten of diensten te blijven leveren op aanvaardbare, vooraf vastgestelde niveaus. Het Business Continuity Management Team (BCMT) buigt zich hierover. Er is duidelijk een operationele focus: het zo spoedig mogelijk continueren van in ieder geval de meest bedrijfskritische activiteiten en processen en beperking van verstoringen in het leveringsproces van de producten en diensten.
Stoere praat
Zoals gesteld zullen deze twee fenomenen nagenoeg tegelijkertijd geactiveerd worden: dat is nodig om na het optrekken van de rook als organisatie weer verder te kunnen gaan. Echter, in de praktijk blijkt dat nagenoeg elke organisatie een getrainde ploeg BHV-ers en CMT gereed heeft staan, terwijl er absoluut onvoldoende is nagedacht over de vraag: ‘Hoe gaan we onze producten en diensten in deze crisissituatie aan onze klanten leveren?’ Het bedrijfscontinuïteitsplan (BCP) met verschillende scenario’s – denk aan werken op een andere locatie, met andere mensen, op een andere wijze produceren – wordt geïmplementeerd. Dit wordt uitgevoerd door het BCMT. Nog steeds, zelfs tijdens deze coronapandemie, vinden velen dat dat écht niet nodig is. ‘We redden ons heus wel zonder nóg een plan!’ Stoere praat, maar of dit verstandig is?
Bij een gemiddeld incident(je), dus geen crisissituaties, is het vaak nog net mogelijk zaken ad hoc te regelen. In het geval van een brand activeert u, na de ontruiming en al tijdens het blussen, het crisisplan. De leden van het CMT komen bijeen en gaan de ‘situatie managen’. Uit ervaring blijkt dat in dit soort gevallen het fysiek simpelweg onmogelijk is om de crisis te managen en tegelijkertijd bezig te moeten zijn met de bedrijfscontinuïteit. De verdeling van taken en verantwoordelijkheden is van cruciaal belang voor een succesvolle actie/reactie. Schoenmaker, blijf bij je leest! Maar dan moet je dat wel als zodanig ingericht hebben…
Door Gert Kogenhop, bcm+