Wat is de relevantie van deze spreuk voor onze managementsystemen en audits? Heel simpel: wanneer je, als organisatie, geen regels hebt opgesteld dan kan niemand iets fout doen. Immers, er zijn geen regels. Ik zie nog regelmatig non-conformities voorbijkomen van (interne) auditoren die niet worden onderbouwd met een concrete regel ­waaraan niet is voldaan. Bij DNV hebben we al jaren geleden een rapportagestructuur ontwikkeld die er toe kan bijdragen dat elke non-conformity duidelijk is onderbouwd. Dit is een ‘gouden regel’ die in 100% van de gevallen opgaat. Elke non-conformity, of afwijking zo je wilt, moet bestaan uit drie elementen:

EIS
AFWIJKING
BEWIJS

In concreto betekent dit het volgende: wanneer je een afwijking wilt formuleren benoem je eerst zo specifiek mogelijk de regel in kwestie die niet wordt nageleefd: je citeert de norm, de procedure, het wetsartikel, de contractregel, et cetera, waaraan niet wordt voldaan.

Dan geef je een zo feitelijk mogelijke beschrijving van wat er is aangetroffen. Bijvoorbeeld: de procedure beschrijft dat er wekelijks werk­overleg behoort te zijn en dan schrijf je bij de afwijking dat het werkoverleg 1 x per maand heeft plaatsgevonden.

Bij bewijs schrijf je op basis van welke documenten, registraties, waarnemingen of verklaringen je tot dit inzicht bent gekomen. Door Eis, Afwijking, Bewijs zo concreet mogelijk op te schrijven ga je een heleboel discussie voorkomen! Immers, je geeft duidelijk aan dat er een regel was gesteld, je kunt beschrijven hoe er van die regel is afgeweken en je kunt het bewijzen ook.

Soms heb je als auditor (ik ook) sterk de neiging een bevinding te benadrukken, omdat je het een belangrijke bevinding vindt. Nu heb je als auditor geen mening (een auditor moet objectief zijn). Het gewicht van je bevinding kun je benadrukken door een overweldigende hoeveelheid bewijs te benoemen. In de afwijking blijf je objectief, zoals in het voorgaande voorbeeld: 1 x per maand werkoverleg in plaats van ­wekelijks. Ga niet opschrijven dat er ‘veel te weinig werkoverleg is geweest’; dat is subjectief. Door bij het bewijs aan te geven dat er van 8 overleggen in het voorgaande jaar notulen konden worden getoond, laat je heel duidelijk zien dat dit veel minder was dan de circa 52 ­notulen die je had mogen verwachten.

Geen afwijkingen wanneer er geen regel kan worden aangetoond is ook van vitaal belang. Je accepteert toch ook geen boete wanneer de agent tegen je zegt: ‘Volgens mij reed je te hard, maar ik weet niet wat de maximale snelheid is die hier geldt’.