Als Authorised Economic Operator (AEO) ben je verplicht om je processen aantoonbaar goed ‘in control’ te hebben. Daarnaast dien je ook proactief te handelen en bepaalde incidenten bij de douane te melden. Of het nu gaat om wijzigingen in contactpersonen, pogingen tot diefstal of gestolen laptops met gevoelige informatie, het melden van deze incidenten is een vereiste. Om aan deze verplichtingen te voldoen, moet je processen helder in kaart hebben, risico’s identificeren, controles uitvoeren en meldingen op een gestructureerde manier registreren. Dat is waar software in beeld komt. In dit artikel neemt Inception je mee op reis door een specifiek pad in haar systeem, waarbij je een aantal van de modules verkent en ziet welke voordelen die hebben voor een effectieve AEO-risicobeheersing.
Door Fé van Beers
Document- en risicomanagement
Laten we beginnen bij de basis: documentbeheer. De basis van het verbeteren van je prestaties is je processen en de mogelijke risico’s daarin goed kennen. Dus is het belangrijk om je processen vast te leggen en bij ieder proces je risico’s in kaart te brengen. Je kunt de risico’s een weging meegeven op basis van de kans x effect. Dit helpt je bij het stellen van de juiste prioriteiten. De risico’s die als oranje of rood worden aangeduid, vereisen verbetering. Dat doe je natuurlijk voor jezelf, maar het is ook een vereiste van de AEO om je risicobeheersing op pijl te houden.
Controles
Nu je weet wat er mis kan gaan in een proces, wil je dat natuurlijk voorkomen! Door daar een controlecyclus op los te laten, voorkom je dat situaties escaleren en verlaag je risico’s structureel met het uitzetten van verbetermaatregelen. En dat wil je niet één keer doen, maar met regelmaat. Daarom is het belangrijk om consequente risicobeheersing vast te leggen in een planning. Bij elke controle kan een vragenlijst worden toegevoegd om de manier waarop de controle wordt uitgevoerd te standaardiseren. Mocht er een fout worden geconstateerd, dan kan dit leiden tot een verbeterpunt dat je registreert en oplost in het systeem.
Incidenten registreren
Het registreren van afwijkingen kan dus via een vragenlijst in een controle, maar ook via een losse incidentmelding. Bijvoorbeeld met een fotootje met je tablet als je iets tegenkomt op de werkvloer. Wanneer een incident wordt gemeld via ons systeem of de app, kan een vooraf bepaalde workflow in werking treden. Op basis van het type incident kan worden bepaald wie er verantwoordelijk is voor de afhandeling ervan.
De afhandeling van de melding volgt de PDCA-cyclus (Plan, Do, Check, Act). Na registratie van het incident wordt de oorzaak ervan onderzocht. Op basis van de oorzaakanalyse kunnen corrigerende en/ of preventieve maatregelen worden genomen. Deze maatregelen kunnen dan weer aan een persoon worden toegewezen, samen met een deadline. Nou, dan is het cirkeltje rond, toch? Nope! Als je niet controleert of je maatregel effectief is, weet je nog steeds niet of je probleem is opgelost. Pas als je geverifieerd hebt dat het probleem zich niet meer voordoet, is het incident echt afgehandeld en heb je je AEO-risicobeheersing echt op orde.
Natuurlijk wil je ook inzicht in afwijkingen, trends en veelvoorkomende oorzaken van incidenten. Daar zijn zelf in te richten dashboards dan weer erg handig voor!
Monitoring
Een dashboard biedt een overzicht van de huidige stand van zaken en stelt je in staat om te beoordelen of je alles onder controle hebt. En niet alleen jijzelf wil graag antwoord op die vraag, ook de douane wil dat graag zien. Via een goed ingericht systeem kun je de douane heel duidelijk aantonen dat je in control bent tijdens een externe audit. Je kunt zelfs een specifiek account aanmaken voor de douane, waarmee ze precies kunnen zien wat ze nodig hebben – en meer niet.
Oók voor kwaliteitsmanagement
We hebben het nu over AEO-risicobeheersing, maar deze manier van werken wordt bij de meeste certificaten en vergunningen toegepast. Niet alleen binnen douane compliance, maar ook bij bijvoorbeeld kwaliteitsmanagement. Bij al die thema’s en normen wordt hetzelfde gevraagd: het beschrijven van al je processen en alle documentatie goed beheren, het managen van de risico’s en kansen, het doen van controles en audits, het registreren en afhandelen van afwijkingen en het leren van de dingen die misgaan.
ISO- en AEO-normen streven bijvoorbeeld dezelfde doelen na op het gebied van veiligheid, dus dan is het natuurlijk zonde om voor allebei een losse procedure en controles op te stellen. Hoe meer je kan bundelen in één systeem, hoe overzichtelijker en gebruiksvriendelijker het wordt. Dat vereenvoudigd beheer, maakt het makkelijker om informatie terug te vinden en verhoogt het draagvlak binnen je organisatie.
Heb je vragen over hoe je dit in kunt richten voor jouw organisatie? We laten het je graag zien in een demo!
