De wettelijke betaaltermijn voor betalingen van grote bedrijven aan MKB’ers wordt gehalveerd: binnenkort moeten deze facturen binnen 30 dagen worden voldaan. De afgelopen 11 maanden kreeg een MBK-bedrijf echter gemiddeld na 42,8 dagen zijn facturen betaald. Grote bedrijven moeten dus aanpassingen doen om de nieuwe betaaltermijn te hanteren, maar in hoeverre gebeurt dit? De intentie is er, stelt bedrijfsinformatiespecialist Graydon, maar een deel van het grootbedrijf kent zijn leveranciers onvoldoende. Terwijl de impact op hun cashflow behoorlijk kan zijn, staat dit onderwerp bij veel ondernemingen nog niet of te laag op de agenda.
Dit jaar werd een factuur in Nederland gemiddeld binnen 38,4 dagen voldaan. Het betaalgedrag verslechtert in het algemeen, maar van het grootbedrijf naar het midden- en kleinbedrijf in het bijzonder: MKB-ondernemingen kregen in oktober en november 2021 pas na 44,1 dagen betaald. Om deze ondernemers te beschermen en een financieringsgat van 55 miljard euro te helpen dichten moet dit aantal flink naar beneden worden geschroefd – wat heel wat aanpassingsvermogen vergt van het grootbedrijf. Volgens Graydon analist John Swaab, die momenteel klanten op de aanpassing van de wetgeving wijst, is de aanlooptijd die het bedrijfsleven nu heeft geen overbodige luxe: ‘Te veel bedrijven zijn nog niet op de hoogte van deze aanpassingen. Het wetsvoorstel ligt nu bij de Tweede Kamer. Zolang de wet nog niet van kracht is, moet je je tijd goed benutten om je hierop voor te bereiden. 99 procent van het totale bedrijfsleven valt onder het MKB, maar sommige grote bedrijven hebben geen idee welke van hun leveranciers tot het MKB behoren. Het kan een flinke klus zijn om dit op orde te krijgen en we merken dat die wordt uitgesteld.’
Voor deze wetgeving geldt dat een bedrijf tot het MKB behoort wanneer er voor twee opeenvolgende jaren wordt voldaan aan twee van deze drie kenmerken: er werken minder dan 250 personen, de jaaromzet bedraagt maximaal 40 miljoen euro en het jaarlijkse balanstotaal is maximaal 20 miljoen euro. Niet alle benodigde informatie is echter voor alle kleinere bedrijven bekend en bij sommige data is het een kwestie van interpretatie. Daarnaast kan het tijdrovend zijn om de wettelijke specificaties toe te passen op complexe bedrijfsstructuren, zoals een dochteronderneming van een groot moederbedrijf: naast de inventarisatie van individuele leveranciers moeten dan bijvoorbeeld ook gedeponeerde aansprakelijkheidsverklaringen worden gecontroleerd. De wetswijziging roept dan ook veel vragen op bij het grootbedrijf, vooral bij organisaties gericht op werkkapitaal.
Onwelkome krachtsinspanning
Swaab: ‘Een goede start is een kritische blik op het leveranciersbestand. Hoe is de lijst met relaties ingedeeld, hoe wordt deze bijgehouden en waar is de betaaltermijn op gebaseerd? Regelmatig zijn de uitgaven van een groot bedrijf bij een bepaalde leverancier als leidraad genomen, terwijl de bedrijfsgrootte van die leverancier nu bepalend wordt. Of de leveringsvoorwaarden zijn het resultaat van een onderhandeling: de leverancier gunt afnemers een langere betaaltermijn om meer zaken te kunnen doen. Het opnieuw indelen van een relatielijst of het bespreken van lopende contracten is extra werk, waar een deel van het grootbedrijf nu te weinig aandacht of niet de benodigde data voor heeft.’
Afhankelijk van het boekhoudsysteem, de mate van automatisering en eventuele contractwijzigingen betekent de kortere betaaltermijn een hoop inspanningen voor bedrijven die duizenden tot honderdduizend facturen per week ontvangen. Voor een optimale afhandeling moet elke factuur digitaal, voorzien van alle gewenste gegevens en bij de juiste persoon aankomen. Bij ontbrekende informatie of fouten kan een protocol helpen om de afgesproken termijn niet te overschrijden. Technisch gezien zijn er veel mogelijkheden om facturen sneller te verwerken en veel grote bedrijven willen vanwege hun imago en MVO-doelstellingen het MKB ook eerder betalen, maar in de praktijk zien sommige organisaties door de bomen het bos niet meer.
MKB-analyse
Op verzoek van het bedrijfsleven heeft Graydon een analyse ontwikkeld om met potentiële aanpassingen om te gaan. Aan de hand van de leverancierslijst van de klant wordt in kaart gebracht welke leveranciers tot het MKB behoren en dus voortaan met voorrang of in ieder geval eerder dan voorheen betaald moeten worden. Met deze nieuwe inzichten op basis van een grote hoeveelheid gecombineerde data besparen bedrijven veel tijd, kunnen ze essentiële informatie integreren in hun systemen en hun crediteurenprocessen aanpassen.