SharePoint of een document-managementsysteem? Wanneer kies je welke optie? Zoek je een programma waarin je documenten aan kunt maken en makkelijk samen kennis uit kunt wisselen? Dan zit je helemaal goed bij SharePoint. Heb je meer nodig voor het beheren en analyseren van je bedrijfsinformatie? Dan past een echt document-managementsysteem waarschijnlijk beter.
Door Fé van Beers
SharePoint
In SharePoint kun je gemakkelijk documenten aanmaken en aanpassen in een gedeelde omgeving. Je kunt zien welke wijzigingen er zijn aangebracht en door wie. Handig, want zo kun je altijd terug naar een eerdere versie als dat nodig is. Het is zelfs mogelijk om bepaalde rechten te ontlenen aan bepaalde gebruikers. Zo kan niet iedereen alles inzien en kunnen alleen de mensen die daartoe bevoegd zijn een document aanpassen.
Fijne functionaliteiten die je leven al een stuk makkelijker maken dan een mapje op een computer – maar niet voor iedereen genoeg.
Document-managementsysteem
Dus in SharePoint heb je al je bestanden netjes op een rijtje. Maar is een rijtje wel de makkelijkste vorm voor het vinden van de juiste bestanden? In een document-managementsysteem beweeg je veel intuïtiever door je gegevens. Via een procesbeschrijving zie je welke risico’s er verbonden zijn aan een bepaalde stap, en klik je zo door naar degene die daar verantwoordelijk voor is.
Misschien heb je een aantal gegevens al ergens anders staan, zoals in een ERP- of CRM-systeem. Dat wil je natuurlijk niet allemaal dubbel invoeren, dus het document-managementsysteem kan je makkelijk koppelen aan andere systemen. Zo heb je alles bij de hand op een plek.
Natuurlijk heb je in een document-managementsysteem ook versiebeheer en kunnen mensen alleen zien en doen wat ze mogen zien en doen, maar die personalisatie gaat in zo’n systeem nog een stapje verder. Iedereen heeft een eigen startpagina waarop de relevante berichten, snelkoppelingen en acties staan voor die persoon.
Maak je een actie aan? Of is het tijd om een document te reviewen? Dan ziet de verantwoordelijke dat dus op zijn startpagina en in zijn mailbox. Het systeem houd je deadlines namelijk ook in de gaten. ‘Dat was ik helemaal vergeten!’ hoor je met dit systeem nooit zeggen.
Kwaliteitsmanagementsysteem
Nu staan je gegevens niet meer op een rijtje, maar intuïtief door jou ingedeeld in het systeem. Maar wat als je ook iets wilt zeggen over de relatie tussen bepaalde gegevens? Of als je ook iemand van buiten je organisatie rechten wilt verlenen, zoals bij het indienen van een klacht? Dan kun je nog een stapje verder gaan met een kwaliteitsmanagementsysteem.
Bijvoorbeeld met klachten en meldingen, die wil je natuurlijk altijd op dezelfde manier vastleggen en afhandelen. Het systeem geeft je de mogelijkheden om dat helemaal naar eigen behoefte in te richten. Je kunt het ‘klein’ houden, maar er ook zoveel mensen bij betrekken als nodig is. En de PDCA-cyclus ingebouwd in je meldingen blijf je consequent verbeteren.
Heeft jouw bedrijf ook te maken met audits? Dan maakt de ondersteuning van software je leven een stuk makkelijker. Lees ook eens onze blogs over het implementeren van ISO 27001. Het systeem borgt je hele proces, van planning tot analyse. Alle betrokken collega’s zijn altijd op de hoogte en de auditor heeft makkelijk toegang tot alle nodige informatie.
Want jij hebt alles natuurlijk even mooi klaargezet op je management-dashboard. Daar maak je heel makkelijk een dwarsdoorsnede van alle data die je maar wilt. Mooi overzichtelijk en visueel gepresenteerd.
Je houdt er je KPI’s bij en hebt altijd een goed overzicht van hoe je ervoor staat en waar je naartoe wilt.
Samen gebruiken
Je hoéft natuurlijk niet te kiezen. Heb je een aantal documenten al in SharePoint, maar wil je wel gebruikmaken van de extra functionaliteiten van een document- of kwaliteitsmanagementsysteem? Dan kun je er natuurlijk ook voor kiezen om een gedeelte van je documenten te laten staan. Gewoon door middel van een linkje naar je SharePoint-bestanden, en ook die zijn voortaan makkelijk bereikbaar via een centraal beginpunt.
SharePoint is dus een ontzettend handige documenten-tool voor het aanmaken van documenten en het uitwisselen van kennis maar je moet het programma nog volledig zelf inrichten en dat kost veel tijd en geld. Zoek je een intuïtievere manier van werken en ga je binnen jouw bedrijf ook aan de slag met kwaliteitsmanagement? Dan heb je een upgrade nodig. Door met een applicatie te werken die specifiek voor het doel documentmanagement of kwaliteitsmanagement is ingericht, maak je gebruik van tientallen jaren ervaring op dat vlak. Zo maak je gebruik van al die kennis en vlieg je uit de documentbeheer-startblokken!
