Net als in het echte leven gebeurt het in bedrijven en andere organisaties ook: na verloop van tijd ligt je huis vol met dingen die eigenlijk opgeruimd kunnen worden, maar die om uiteenlopende redenen toch deel blijven uitmaken van ‘de inventaris’. Wie de kinderen de deur uit heeft zien gaan, weet dat het empty nest helemaal niets met een leeg huis te maken heeft. Ze nemen alleen mee wat ze de moeite waard vinden: ‘De rest haal ik later nog wel een keertje op.’ Zo gaat dat van generatie op generatie; ik heb mijn bed ook niet uit mijn ouderlijk huis meegenomen.
Bij bedrijven en organisaties blijven na verloop van tijd ook allerlei zaken tot de stille inventaris behoren. In fysieke vorm, zoals dat stapeltje extra visitekaartjes van die mevrouw die hier helemaal niet meer werkt, tot de handleiding van het vorige koffiezetapparaat en de installatie-CD’s van Windows 7. Die fysieke ballast is niet het probleem: het kost wel onnodig ruimte maar als iemand eens op het idee komt om een opruimslag te gaan maken, zou het zo weggewerkt kunnen zijn.
Lastiger wordt het wanneer het over niet-fysieke ballast gaat. Computerbestanden bijvoorbeeld, evenals (ongebruikte) apps en andere programmaatjes, die nogal eens op de achtergrond meedraaien. Een niet zomaar ongevaarlijke vorm van verrommeling en zeker vanuit het oogpunt van cyber security echt onwenselijk. Lastig is dat deze ‘rommel’ niet in het zicht ligt.
Een andere vorm van organisatie-obesitas ontstaat in onze processen. Wellicht zijn ze ooit heel ‘lean’ en doelmatig opgezet, maar gaandeweg kwamen er kleine uitbreidingen, bijvoorbeeld in de vorm van een excel-dingetje, een instructie op een papiertje aan een monitor, een handig extra formuliertje… u kent het wel. Niet ten onrechte, want de wereld waarin we acteren staat bepaald niet stil, maar het is best lastig om de zaken ook op organisatorisch vlak efficiënt en overzichtelijk te houden. Natuurlijk loopt u niet als enige tegen een bepaalde uitdaging aan en dat is ook de reden dat bijvoorbeeld (software)tools evolueren en dergelijke functionaliteit aan boord gaan krijgen. Soms via een update van uw bestaande tool, maar niet zelden in het pakket van een andere aanbieder. Het overstappen naar weer een andere tool heeft echter verstrekkende gevolgen voor een organisatie: alsof je een heel ander motorblok in een bestaande auto probeert te plaatsen. Het is dan ook goed te begrijpen dat men ervoor kiest dergelijke systemen lang aan te houden, met al die aanpassingen er omheen. Maar het maakt de lappendeken die de organisatie draaiende moet houden steeds moeilijker hanteerbaar.
Daarom toch het pleidooi om een (zelf)audit op uw systemen en processen te doen. Komen daar verbeteracties uit voort, dan is dat misschien ook wel een goed moment om te kijken naar nieuwe systemen en processen. Met als uiteindelijk doel alles zo simpel mogelijk te houden. In een steeds complexer wordende wereld is dat een harde noodzaak.
Hugo M. van der Horst
hoofdredacteur Kwaliteit in Bedrijf