Het gevolg is dat acties blijven liggen, overzicht voor management ontbreekt en verbeteringen in kwaliteit, veiligheid of processen uitblijven. Een centraal systeem, zoals QSEH Star, biedt hierbij een grote meerwaarde. Het biedt functionaliteiten om acties overzichtelijk toe te wijzen, te volgen en af te ronden, inclusief dashboards, prioriteiten, realtime inzicht en borging van foto’s en documenten (bewijsvoering). Zo worden acties een effectief middel voor structurele verbeteringen, ook bij ploegendiensten en meerdere locaties.

Waarom acties vaak blijven liggen

Veel organisaties registreren acties op een manier die op het eerste gezicht praktisch lijkt. Excel-lijsten en appgroepen zijn snel ingericht, maar bieden geen structurele oplossing. Berichten verdwijnen naar de achtergrond, bestanden circuleren in verschillende versies en het is onduidelijk wie verantwoordelijk is voor welke actie.

Daarnaast ontbreekt een centraal overzicht. Medewerkers weten niet altijd welke acties prioriteit hebben en managers hebben geen actueel inzicht in de voortgang. Rapportages zijn tijdrovend of niet beschikbaar. Hierdoor worden acties wel vastgelegd, maar niet consequent opgevolgd. Ze blijven openstaan of worden pas opgepakt wanneer een audit nadert, terwijl het doel juist is om processen continu te verbeteren en risico’s te beheersen.

Eigenaarschap en opvolging, ook bij ploegendiensten

Echte verbetering begint bij duidelijk eigenaarschap. Iedere actie moet gekoppeld zijn aan één verantwoordelijke persoon (of bij meerdere shifts aan een duidelijke groep). Ervaring leert dat wanneer medewerkers precies weten wie verantwoordelijk is, zij zich daadwerkelijk verantwoordelijk voelen voor een actie. Duidelijk eigenaarschap draagt dus bij aan het op tijd opvolgen van uitgezette actie en draagt daarmee ook bij aan verbeteringen in processen, kwaliteit en veiligheid.

Een van de voordelen van de werkwijze in QSEH Star is dat een taak aan een groep kan worden toegewezen. 

Een concreet voorbeeld: er ontstaat een technische storing die binnen drie uur moet worden opgelost. De huidige dienst loopt bijna af en kan de actie niet afronden. Wanneer een actie binnen QSEH Star wordt aangemaakt, blijft deze zichtbaar op het dashboard van de personen uit de toegewezen groep. Elke actie is voorzien van een duidelijke deadline, omschrijving en foto’s. Zodra iemand de actie oppakt, verdwijnt deze automatisch uit de lijst van de overige groepsleden, zodat dubbele opvolging wordt voorkomen. De volgende ploeg ziet direct welke acties nog openstaan en kan deze meteen oppakken. Zo gaat er geen tijd verloren bij dienstwisselingen en dragen acties daadwerkelijk bij aan verbeteringen in processen, kwaliteit en veiligheid, volledig transparant en efficiënt. 

Daarnaast is het voor een manager van een belang op zijn/haar dashboard een overzicht te hebben van alle acties, inclusief status, prioriteit, verantwoordelijke en locatie met als doel helicopterview en kunnen sturen op voortgang en verbeteringen.