Analyse is de sleutel om te begrijpen waarom iets misgaat. Pas wanneer de oorzaken duidelijk zijn, kunnen gerichte maatregelen worden genomen die herhaling voorkomen en processen structureel verbeteren. Het gaat dus niet alleen om het vastleggen van fouten, maar om het creëren van inzichten die leiden tot betere beslissingen, veiliger processen en hogere kwaliteit.

Ervaring leert dat organisaties waarin eigenaarschap en analyse ingebed zijn, significante verbeteringen realiseren en risico’s beter beheersen.

In deze blog leggen we uit wanneer een analyse start, welke methodes er zijn en hoe de resultaten leiden tot effectieve verbeteracties, zodat kwaliteitsmanagement daadwerkelijk waarde toevoegt.

Wanneer start analyse in kwaliteitsmanagement?

Analyse start vrijwel altijd naar aanleiding van een signaal. Dat signaal kan verschillende vormen aannemen, zoals:

• een afwijking in een proces of product
• een klacht van een klant of patiënt
• een non-conformiteit uit een interne of externe audit
• een incident of ongeval

In al deze gevallen is er sprake van een situatie die afwijkt van wat is afgesproken, verwacht of toegestaan. Niet elke melding vereist direct een uitgebreid onderzoek. Organisaties maken hierin vaak een afweging op basis van risico, ernst en herhaling. Wanneer de impact groot is of afwijkingen zich blijven herhalen, is een gedegen analyse noodzakelijk om te voorkomen dat dezelfde problemen terugkomen.

De rol van analysemethodes

Het doel van analyse is niet om schuldigen aan te wijzen, maar om inzicht te krijgen in oorzaken. Wat is er precies gebeurd? Waarom is dit gebeurd? En welke factoren hebben hieraan bijgedragen?

Voor dit doel biedt QSEH Star diverse analysemethodes voor een Root Cause Analysis (RCA). Afhankelijk van de situatie kun je kiezen uit Fishbone (Ishikawa), 5W, 5W2H of 8D-report.

• 5W (Who, What, Where, When, Why) is geschikt voor eenvoudige afwijkingen, waarbij snel duidelijk moet worden wat er is gebeurd.
• 5W2H (Who, What, Where, When, Why, How, How much) wordt toegepast bij complexere situaties of wanneer extra details nodig zijn voor planning en uitvoering van acties.
• Fishbone helpt bij het visueel in kaart brengen van oorzaken en relaties binnen een proces.
• 8D-report is een gestructureerde methode voor complexe problemen, waarbij een multidisciplinair team gezamenlijk verantwoordelijk is voor het analyseren van oorzaken, het bepalen van corrigerende en preventieve maatregelen en het implementeren van structurele verbeteringen.

Bij de keuze van de analysemethode spelen factoren zoals complexiteit van het probleem, beschikbare data en het gewenste resultaat een rol. QSEH Star ondersteunt organisaties bij deze keuzes en zorgt ervoor dat analyses altijd efficiënt, inzichtelijk en resultaatgericht worden uitgevoerd, met duidelijke toewijzing van verantwoordelijkheden binnen het team.

Van analyse naar CAPA en verbetering

De uitkomsten van een analyse vormen de basis voor een CAPA (Corrective and Preventive Action). Corrective actions zijn gericht op het oplossen van het directe probleem, terwijl preventive actions zich richten op het voorkomen van herhaling.