Het vastleggen van HSE data
Traditioneel zijn de meeste HSE managementsystemen sterk afhankelijk van Word en Excel. Incidenten- en bijna-incidentrapporten worden vaak opgemaakt met behulp van deze tools, wat omslachtig kan zijn en de rapportage kan ontmoedigen. Dit gebrek aan data is een aanzienlijke tegenslag voor elke organisatie.
Om de dataverzameling te verbeteren, moeten organisaties hindernissen wegnemen en het rapportageproces vereenvoudigen. Mensen willen niet een Word-document invullen en vervolgens per e-mail naar een collega sturen. Wanneer het proces is gebaseerd op een Word-document, kan er verlies van data optreden.
Het introduceren van een mobiele app voor HSE-rapportage kan de dataverzameling aanzienlijk verbeteren. Mobiele apps maken het eenvoudig om incidenten in real-time te melden.
Het stroomlijnen van data
Na het verbeteren van de dataverzameling, is het belangrijk de data te stroomlijnen. Automatisering en efficiënte workflows zijn nodig om ervoor te zorgen dat de juiste informatie bij de juiste mensen komt. Dit omvat onder andere het labelen van incidenten naar de verantwoordelijke personen en het uitvoeren van grondige root-cause analyses.
Wanneer het proces nog steeds is gebaseerd op Word en Excel, moeten alle betrokkenen via e-mail op de hoogte worden gehouden en moeten ze door overvolle inboxen graven om updates over het incident te vinden. Dit leidt tot veel frustratie, tijdsverlies en soms ook volledig verlies van informatie. Mensen hebben simpelweg moeite om de informatie te vinden die ze nodig hebben om te reageren op verzoeken van anderen.
Rapporten die via een mobiele app worden ingediend, kunnen aanvullende informatie vereisen om het incidentenlogboek later op kantoor te kunnen voltooien. Het centraliseren van alle informatie vergemakkelijkt de samenwerking tussen teams en afdelingen, wat de algehele efficiëntie van het HSE-managementsysteem verbetert.
Data-Analyse
Zodra u een robuust datacollectiesysteem heeft, is de volgende stap data-analyse. Goed geclassificeerde data stelt organisaties in staat om trends te identificeren en probleemgebieden te bepalen. De mobiele app maakt ook nieuwe data mogelijk, zoals GPS-locaties en foto’s. Bijna-incidenten kunnen bijvoorbeeld vaker voorkomen in bepaalde gebieden of bepaalde oorzaken hebben. Met Excel is het moeilijk om deze data te classificeren, laat staan de trends erin te vinden.
