ISO 9001, 14001 en 27001 zijn inmiddels bekende normen binnen Nederlandse organisaties. Er is sinds 2012 ook een norm voor bedrijfscontinuïteit, ISO 22301. Dit gaat over het beheersen van (externe) risico’s die de continuïteit van de organisatie kunnen bedreigen. Als onderdeel van het kwaliteitssysteem van de organisatie zal dit de kwaliteitsmanager de mogelijkheid bieden om zich te ontwikkelen tot de bewaker van de continuïteit van de organisatie. Een op z’n minst gezegd ‘interessante uitdaging’.
Commerciële, productie en operationele functies binnen de organisatie zijn voornamelijk bezig met het presteren – de executie van de plannen opgesteld door het management van de organisatie – terwijl de aandacht minder is gericht op risico’s die tot enorme schade kunnen leiden of zelfs het voortbestaan van de organisatie kunnen bedreigen. Het halen van de gestelde (financiële) doelstellingen staat bovenaan elke agenda en dat is volkomen begrijpelijk. Business Continuity of bedrijfscontinuïteit, en dan natuurlijk iets specifieker het managen hiervan, krijgt steeds meer aandacht als gevolg van onder andere de coronacrisis, toenemende cybercriminaliteit, personeelstekorten en problemen in de leveringsketen. Indien de continuïteit van de organisatie in gevaar komt als direct gevolg van een ernstig incident, komen clichés als: ‘Hadden we maar…’ naar voren, vaak in de vorm van een gemist alternatief of een Plan B.
De kwaliteitsmanager heeft, naast vakspecifieke normen en certificeringen, vaak reeds ISO 9001 (of bijv. BRC/IFS/FSSC) en ISO 14001 onder zijn of haar hoede. Over het algemeen zijn deze systemen zowel verguisd als gewaardeerd, mede omdat men deze ervaart als ‘opgelegd’. Het voldoen aan de eisen wordt helaas door velen niet gezien als toegevoegde waarde en de kwaliteitsmanager scoort met het handhaven van deze normen intern over het algemeen geen populariteitspunten. Hoe anders wordt dit wanneer de kwaliteitsmanager zich kan ontwikkelen tot de bewaker van de continuïteit van de organisatie.
Bedrijfscontinuïteit kan worden omschreven als het vermogen van een organisatie om tijdens een verstoring producten en diensten met een vooraf vastgestelde capaciteit binnen aanvaardbare tijdskaders te blijven leveren. BCM is het holistisch managementproces waarin mogelijke bedreigingen voor een organisatie worden geïdentificeerd en de mogelijke gevolgen voor de bedrijfsvoering als die bedreigingen zich werkelijk manifesteren. Het biedt een kader voor weerstandsvermogen en verbetering van de veerkracht (resilience), zodat de organisatie doeltreffend kan reageren om de belangen van belanghebbenden, reputatie, merk en waarde creërende activiteiten veilig te stellen.
De belangrijkste prioriteit
In de wereld van de informatietechnologie is het managen van continuïteit dé nummer één prioriteit. Er mag niets gebeuren en als er iets gebeurt, moeten we zo snel mogelijk verder kunnen, zonder al te veel vertraging en gegevensverlies. Het antwoord van de IT-functie op deze (terechte) eisen is dat er onder andere back-upprocedures zijn ontwikkeld en dezelfde realtime gegevens op verschillende plaatsen (in de wereld) beschikbaar is gemaakt. De afgelopen jaren is men zich gaan realiseren dat dit eigenlijk zou moeten gelden voor alle belangrijke functies en middelen binnen de organisatie. Het gaat om de beschikbaarheid van een werkplek (ook thuis), voldoende mensen en middelen en niet te vergeten betrouwbare leveranciers.
Het is duidelijk voor welke organisaties BCM relevant is, namelijk alle; profit en non-profit, bij de overheid en in het bedrijfsleven. Geen enkele organisatie, lees bestuurder, mag zich onttrekken aan de verantwoordelijkheid om al het mogelijke te doen aan de waarborging van de continuïteit van de organisatie. Vele bij de organisatie betrokken partijen zullen de inspanningen op dit gebied met vertrouwen en waardering ontvangen. Klanten, banken en verzekeraars, maar ook leveranciers en niet in de laatste plaats aandeelhouders en werknemers hebben baat bij een organisatie die er morgen óók nog is. Aandacht voor BCM is dan ook van wezenlijk belang. De kwaliteitsmanager kan als bewaker van het Business Continuity Management Systeem een uiterst belangrijke rol gaan vervullen en een interessante dimensie toevoegen aan het takenpakket.
Dit artikel is geschreven door Gert Kogenhop van BCM+