‘Denk jij soms dat wij hier tijd over hebben? We hebben het nu al zo druk. Al deze taken trainen, daar hebben/krijgen wij nooit tijd voor!’
Deze vraag/opmerking is de meest gehoorde tijdens een Job Instruction training. Sterker nog: als de deelnemers er niet mee komen, dan stel ik de vraag zelf. Ergens tijdens de trainingsweek moet namelijk het besef komen dat de nieuwe manier van opleiden een verandering gaat betekenen in hoe opleiding georganiseerd wordt binnen het desbetreffende bedrijf.
Meestal stel ik de wedervraag hoeveel tijd opleiden kost met de huidige manier van opleiden. En vaak blijkt dat dat eigenlijk helemaal niet zo duidelijk is. De meeste bedrijven maken bij het inleren van nieuwe medewerkers gebruik van het zogenaamde next-to-nanny systeem: meelopen met een ervaren operator. De leerling kijkt mee, luistert naar de uitleg en mag af en toe zelf wat doen. De manier van taakuitvoering die de leerling meekrijgt, hangt daarmee af van de werkwijze van degene die hem inleert. Als de leerling de week daarna met iemand anders meeloopt, kan de werkwijze zomaar weer anders zijn. Gevolg: de leerling maakt een combinatie van werkwijzen en gaat doen wat hem het beste lijkt. En dat is helaas niet altijd de ‘best practice’, waardoor later allerlei kwaliteitsfouten gecorrigeerd moeten worden. En dat kost tijd.
Een ander nadeel van het meelopen met een ervaren medewerker is dat de focus door de waan van de dag niet altijd ligt op het op een juiste manier aanleren van een taak. Storingen en uitzonderingen op de standaard komen er geregeld tussendoor, wat verwarring oplevert voor de nieuwe medewerker. Moet hij dit ook allemaal in één keer onthouden?
Al met al krijg ik regelmatig te horen dat een medewerker ‘hier toch zeker een paar maanden of soms al jaren moet werken’ om zelfstandig taken te kunnen uitvoeren.
Gepland opleiden, dat wil zeggen taak voor taak, lijkt meer tijd te kosten maar blijkt in de praktijk juist tijd te besparen. Vooraf hebben de ervaren medewerkers de ‘best practice’ voor de taak op papier gezet en afgesproken dat dat de werkwijze voor het uitvoeren van de taak is. Vervolgens wordt er een planning gemaakt welke taken de eerste week worden aangeleerd aan de nieuwe medewerker. Voor het aanleren van de taken wordt dan een instructeur beschikbaar gesteld, die volgens de 4-stappen methode van Job Instruction de taken aanleert aan de nieuwe medewerker, zodanig dat deze daarna de taak kan uitvoeren en ook weet wat hij doet, waar hij op moet letten en waarom. Gevolg is dat een nieuwe medewerker vrijwel direct inzetbaar is in de taken die hij geleerd heeft.
Op de laatste dag in een trainingsweek traint één van de deelnemers altijd een taak aan iemand van het management. Dat is over het algemeen echt een eye-opener, want wat blijkt: het lukt zelfs om in een uurtje een lastige taak van de werkvloer aan te leren aan de leidinggevende!
Susanne Slenders, trainer bij TWI Instituut.