Wat zou ik het machtig mooi vinden om op een zeeschip vanuit de Noordzee het Havengebied Rotterdam in te varen. Helaas blijft dat vooralsnog maar even op mijn bucketlist staan. Wat wel is gelukt, is een rondleiding over de Terminal van EMO, Europese Massagoed Overslag. Omringd door drie havens zie ik een gigantisch complex van 180 hectare met heel veel (ijzer)erts en kolen, enorme zee- en binnenvaartschepen, treinwagons, transportbanden, lossers/laders en silo’s. Ik word rondgeleid door Rob van der Sluis, KAM-coördinator, al 45 jaar werkzaam bij EMO. Ik heb een afspraak met Rob om de klantencase te bespreken, maar deze mogelijkheid om meer te zien, te horen en te ruiken laat ik me niet ontnemen. Ik ben zeer onder de indruk.
Door Frank Tabbers, Cofano Software Solutions
EMO is het grootste Europese droge bulkgoederen laad-, los, en overslagbedrijf. Een geweldige terminal met een opslagcapaciteit van 7 miljoen ton en een loscapaciteit van 200.000 ton per dag.
Jaarlijks wordt er ongeveer 25 miljoen ton droge bulk overgeslagen, verdeeld over 14 miljoen ton kolen en 11 miljoen ton ijzer. IJzererts, vooral uit Canada, Brazilië en Australië, nagenoeg geheel bestemd voor de Duitse staalindustrie. Cokes-, PCI- en energiekolen vanuit USA, Colombia en Rus- land, bestemd voor het staalproductieproces (Coke en PCI) respectievelijk voor kolen gestookte elektriciteit- en warmtecentrales (energiekolen). De opslagcapaciteit bedraagt 7 miljoen ton.
EMO heeft ongeveer 350 mensen in dienst, werkt in vijfploegendiensten en biedt indirect – via onderaannemers – aan nog eens honderden mensen werk. Het bedrijf is gestart in 1971 en is sindsdien met de tijd meegegaan. Zo zijn diverse werkzaamheden volledig geautomatiseerd, hebben ze enorme (back-up) capaciteit en kan men zeeschepen ontvangen tot wel 23 meter diepgang. EMO is klaar voor de toekomst, want bijvoorbeeld ook dienstverlening in de wereld van biomassa behoort inmiddels tot de activiteiten.
Een integraal systeem
Na de indrukwekkende tour heb ik met Rob onze klantencase besproken. De verantwoordelijkheid van de KAM-afdeling, waar drie personen met eigen specifieke kennis en ervaring werkzaam zijn, lag vooral in grip hebben en houden op risico’s en het actief werken met het registreren van meldingen/ issues – om deze vervolgens uit te zetten in taken, te monitoren en op te lossen. Daarvoor werkte men vanuit documentmanagement (Word-documenten) en heel veel Excel-sheets. Samen met de vele documentbewegingen in PDF voor de communicatie naar stakeholders, maakte dat tot een erg arbeidsintensief proces. Omdat het bij EMO gaat om zeer veel stakeholders en functionele gebieden waar veel risico’s liggen, was die werkwijze niet langer te handhaven.
De KAM-vertegenwoordigers zijn de markt gaan verkennen met in gedachte het vinden van een partij die een integrale oplossing kon bieden, bestaande uit de modules proces-, risico- en incidentmelding-management. In eerste instantie leidde deze zoektocht naar niets. Het licht aan het eind van de tunnel werd gevonden tijdens een beurs waar Cofano prominent een stand had. Een gesprek met Cofano’s directeur Koos Leeuwenstein was voor Rob een eye-opener. Er was dus wel een organisatie die kon leveren wat EMO voor ogen had. Afspraken werden gemaakt voor een presentatie en een demonstratie. Al snel was de KAM-afdeling overtuigd en startte men het interne proces naar een besluitvorming. Niet het hele MT was direct zo enthousiast als Rob en zijn collega’s, maar nog wat extra overtuigingsessies later kreeg men toestemming. Het volledige MT staat nog altijd positief in het besluit te werken met de Cofano software.
Het is een integraal systeem, bestaande uit de modules PM (procesmanagement), IRIS (incident registratie informatiesysteem) en RAS (risico assessmentsysteem). Omdat het modulair is opgebouwd, kon EMO snel starten met de PM- en IRIS-modules, gevolgd door RAS.
Door de koppeling/interactie van incidentmanagement met procesmanagement wordt al snel duidelijk welke voordelen dat heeft. Het toewijzen van incidenten aan processen geeft heel veel meerwaarde in het grip houden op kwaliteit, maakt het mogelijk taak-risico analyse toe te passen en maakt uitgebreide managementrapportage met informatie over faalkosten en incidenten – gespecificeerd naar meldingssoorten, processen, business-units en locaties – heel eenvoudig.
Rob liet me ook even zien met welke groot formaat grijpers EMO werkt om schepen te lossen – en dit was niet eens de grootste. Dank aan Rob voor een interessante middag!
Significante kostenbesparingen
Als ik Rob vraag wat de inzet van de Cofano software aan meerwaarde biedt, dan hoeft hij niet lang na te denken. Veel meer informatie, veel meer inzicht, veel meer verbeterpotentieel en dus een veel beter beheer binnen het KAM-domein. Waar voorheen niet werd gestuurd op faalkosten, gebeurt dat nu wel omdat men de inzichten heeft. Logischerwijs leidt dit tot significante kostenbesparingen. Met het opstarten van de RAS-module – het risico assessment systeem – ontstaat weer meer grip op risico’s binnen EMO. Veel risico’s en daarmee samenhangende kostenposten/claims hebben in deze omgeving te maken met schades aan de zeeschepen en aan het onderhoud van het EMO-complex.
Gebruiksgemak voorop
Van groot belang voor het draagvlak en het starten met nieuwe werkwijzen is zeker de gebruiksvriendelijkheid van de Cofano software. Rob noemt zaken als het gemak waarmee processen getekend kunnen worden en waaraan, op basis van de RASCI-methodiek, rollen en verantwoordelijkheden kunnen worden toegekend aan de verschillende processtappen. Maar ook in de dagelijkse praktijk, zoals het gemak waarmee medewerkers meldingen kunnen doen. Het blijft een administratieve handeling, maar de eenvoud en het gebruik van een app op de telefoon resulteert in een hogere meldingsgraad. Het uitzetten van taken/acties en het monitoren of deze taken worden gerealiseerd binnen de afgesproken deadlines. Het flexibele gebruik van digitale formulieren voor werkplekinspecties en werkinstructies resulteert in goede acceptatie van het systeem. De door Cofano gerealiseerde interfaces met andere systemen binnen EMO dragen eveneens sterk bij aan het gebruiksgemak. En, zoals eerder aangegeven, zorgen de managementrapportages en de kosteninzichten – naast rendementsverbetering – ook voor de noodzakelijke betrokkenheid en draagvlak van het MT en de leidinggevenden.
Een warm partnership
Rob benadrukt vooral ook het gevoel en zijn ervaring met Cofano als een warm partnership. Cofano adviseert, geeft trainingen, biedt viermaal per jaar nieuwe releases, 24/7 service en hosting. De snelheid van communicatie, het beantwoorden van vragen, het oplossen van (sporadisch) optredende kleine bugs, ziet Rob als een gezonde basis voor een langetermijn samenwerking. Rob voelt zich gehoord, ervaart betrokkenheid, komt graag naar release-middagen, Summer Schools en dergelijke, waarin hij de menselijke factor zeer waardeert.